Положення про супровід та реалізацію проектів

Затверджено Протоколом Загальних зборів
ГО “Обʼєднання Толока”
від «20» квітня 2023 р.
№ 230420-3

Положення

про супровід та реалізацію проектів

1. Термінологія та визначення

Проект – це задум (завдання, ціль/мета) та необхідні засоби його реалізації з метою досягнення бажаного економічного, технічного, технологічного чи організаційного результату. Під проектом розуміють комплекс науково-дослідних, проектно-конструкторських, соціально-економічних, організаційно-господарських та інших заходів, що забезпечені необхідними ресурсами, для досягнення відповідних цілей за певний період.

Управління проектами – це процес управління командою, ресурсами проекту за допомогою спеціальних методів та прийомів з метою успішного досягнення поставленої мети.

Основними принципами управління проектами є: ціленаправленість, системність, комплексність, забезпеченість, пріоритетність, економічна безпека заходів, що плануються.

Життєвий цикл проекту – це час від моменту його задуму до моменту повної реалізації. Моментом задуму в даному випадку вважається презентація ідеї проекту керівництву ГО “Обʼєднання Толока”. Моментом повної реалізації відповідно – підписання Акту виконаних робіт та/або наданих послуг по проекту та підготовка та прийняття звітної документації донорами, партнерами та/або керівництвом ГО “Обʼєднання Толока”.

Основними функціями проектного менеджменту, які спрямовані на управління цілями є: презентація ідеї, підготовка проектної документації, управління: ресурсами, обсягом робіт або/та надання послуг, якістю, витратами, часом, підготовка звітної документації по проекту.

Додатковими функціями, які спрямовані на управління певними об’єктами є: управління персоналом або людськими ресурсами, управління комунікаціями або інформаційними зв’язками, управління контрактами та забезпеченням проекту, управління ризиками, управління проектною інтеграцією.

управління персоналом або людськими ресурсами. В проекті виникає коло обов’язків, пов’язаних з підбором кадрів, розподілом обов’язків, організацією ефективної роботи команди, плануванням і контролем її роботи. Тому дана функція включає спрямування і координацію діяльності осіб, залучених до проекту;
управління комунікаціями або інформаційними зв’язками передбачає накопичення інформації, якою обмінюються члени проектної команди, керівництво і яка сприяє успішному завершенню проекту;
управління контрактами та забезпеченням проекту – передбачає проведення відбору, переговорів та підписання замовлень, контроль за постачанням матеріально-технічних ресурсів, забезпечення цільового використання коштів проекту.

Команда проекту — це специфічна організаційна структура, яку очолює керівник проекту. Вона створюється на період здійснення проекту і завданням стосовно здійснення функцій управління проектом. Склад команди залежить від характеристик проекту, а саме від його масштабу, складності.

Проектні матеріали — це сукупність документів, що містять опис і обґрунтування проекту. Учасниками управління проектами є керівник та учасники проекту, які зобов’язані виконати деякі дії, передбачені проектом, та інтереси яких будуть задіяні при реалізації проекту.

План проекту — собою перелік робіт із зазначенням термінів, виконавців, результатів, які ведуть до отримання комплексу показників, що намічені планом проекту.

Основними принципами управління проектами є:

ціленаправленість, що виражається в цільовій орієнтації проекту на забезпечення кінцевих цілей проекту та відповідність пріоритетам ГО “Обʼєднання Толока”;
прозорість та підзвітність, що виражається у своєчасному інформуванні керівництва ГО “Обʼєднання Толока” про хід виконання та реалізації проекту в т. ч. за запитом керівництва ГО “Обʼєднання Толока”. Прозорість передбачає можливість проведення моніторингу ходу виконання проекту та звітності по проекту.

2. Функції управління проектами:

презентація ідеї проекту;
планування проектної діяльності, у тому числі заповнення Аплікаційної форми донорів з наступним виправлення із врахуванням отриманих зауважень від керівництва ГО “Обʼєднання Толока”, партнерів та донорів;
організацію роботи за проектом;
координацію й регулювання процесів розробки і реалізації проекту;
активізацію і стимулювання досягнення мети проекту діяльності команди;
облік, контроль і аналіз ходу розробки і реалізації проекту;
склад функцій та повноважень керівника проекту визначається даним Положенням;
керівник та команда проекту виконують завдання проекту;
здійснюють координацію робіт протягом всього циклу проекту до досягнення поставлених цілей та результатів при дотриманні встановлених термінів, бюджету та якості.

3. Функції керівника проекту

Керівник проекту виконує наступні функції:

планування, контроль та координацію робіт всіх учасників проекту;
безпосередня участь у розробці проекту;
здійснення правової експертизи проекту;
інформування про необхідність вжиття заходів для внесення змін стосовно виконання умов реалізації проекту (в разі їх необхідності);
готує проекти розпорядчих або інших документів щодо виконання умов реалізації проекту;
погоджує (візує) проекти договорів, спрямованих на виконання договірних зобов’язань, забезпечує захист майнових прав і законних інтересів ГО “Обʼєднання Толока”;
аналізує матеріали, що надійшли протягом реалізації проекту;
проводить роботу, пов’язану із підвищенням рівня інформування працівників та учасників проекту;
інформує про внесення змін та доповнень до проекту, проводить консультації щодо виконання умов стосовно реалізації проекту;
сприяє своєчасному вжиттю заходів до усунення порушень;
адмініструє базу проектної документації;
забезпечує формування, публікацію та підтримку в актуальному стані матеріалів, які відносяться до компетенції щодо реалізації виконання умов проекту, на внутрішньому порталі і зовнішньому сайті;
аналізує і прогнозує процеси щодо реалізації проекту;
інформує членів ГО “Обʼєднання Толока” про поточну діяльність в рамках проекту в режимі «реального часу» за допомогою інформаційних ресурсів ГО “Обʼєднання Толока” за погодженням з керівництвом ГО “Обʼєднання Толока”;
розробляє пропозиції щодо заходів, спрямованих на взаємодію з організаціями зацікавленими в участі в проекті;
аналізує та прогнозує розвиток проекту, узагальнює найбільш актуальні процеси;
забезпечує функціонування системи постійного моніторингу;
надає та реалізує пропозиції по залученню додаткових ресурсів, шляхом участі в грантових програмах міжнародних організацій та фондів;
надає консультації і роз’яснення з питань стосовно проекту.

5. Супровід виконання робіт за договором здійснюється на всіх етапах керівником проекту:

здійснює організаційно та методичне супровід виконання робіт:
протягом усього часу виконання робіт за договором здійснює контроль за термінами та якістю робіт шляхом проведення перевірок їх відповідності вимогами, переліку обов’язкових етапів робіт, а також за термінами подання звітних матеріалів;
організує приймання кожного етапу роботи, передбаченого календарним планом виконання робіт за договором. За необхідності готує поточні довідки щодо стану робіт за договорами та їх фінансування.
готує пропозиції та висновки щодо впровадження результатів роботи та доцільності її, та є відповідальним за звітну документацію по проекту

6. Вимоги до документації щодо прийняття виконаних робіт та/або наданих послуг.

6.1 Звітні матеріали мають містити вичерпну інформацію про виконання проекту та бути представлені в окремій папці. Акти здачі-приймання, інші звітні документи – у двох примірниках. Один примірник звіту після затвердження передається Виконавцю, другий – зберігається згідно умов проекту.

6.2 Звіт і документація подаються у друкованому вигляді і цифровій формі. Усі документи оформлюються державною мовою та іншими мовами згідно вимог проекту.

6.3 Проміжні звітні документи за проектом розглядаються головою ГО “Обʼєднання Толока” та фінансовим фахівцем.

7. Здавання-приймання результатів завершених робіт та/або наданих послуг та їх впровадження.

7.1 Договір вважається закритим від дня затвердження акту приймання результатів робіт та/або наданих послуг та після виконання фінансових зобов’язань та надання Виконавцем звітних фінансових документів та змістовного Звіту по проекту.

7.2 Голова ГО “Обʼєднання Толока” проводить моніторинг реалізації впровадження проекту.